ยกตัวอย่างของ กรุ๊ปแวร์สำหรับความร่วมมือองค์กร (Groupware for Enterprise Collaboration)
กรุ๊ปแวร์ หมายถึงซอฟต์แวร์ที่ทำให้ผู้ใช้หลายคนสามารถใช้สารสนเทศร่วมกันกับผู้อื่นและทำงานร่วมกันในหลายๆโครงการโดยมีผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกันโปรแกรมการจัดการการติดต่อบนเครือข่ายสำเร็จรูปและไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ไปจนถึงโปรแกรมการใช้เอกสารร่วมกันกรุ๊ปแวร์จึงจัดได้ว่าเป็นซอฟต์แวร์แห่งความร่วมมือ ที่ช่วยให้ทีมและกลุ่มร่วมงานทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด แม้ว่าจะอยู่กันคนละสถานที่โดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกันในการทำให้โครงการที่ได้รับมอบหมายประสบความสำเร็จ ซึ่งผลิตภัณฑ์กรุ๊ปแวร์มีหลากหลายระบบ ได้แก่ Lotus Notes, Novell GroupWise, Microsoft Exchange และ Netscape Communication เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีชุดซอฟต์แวร์โปรแกรมประยุกต์ เช่น Microsoft Office, Lotus SmartSuite และ Corel WordPerfect Office ถูกเพิ่มให้ใช้ได้บนอินเทอร์เน็ตในการสร้างเอกสารให้ใช้งานร่วมกัน และความสามารถเรื่องความร่วมมืออื่น ๆ ที่เป็นคุณสมบัติของกรุ๊ปแวร์
ดังรูป จะเห็นถึงโครงสร้างของกรุ๊ปแวร์สำหรับความร่วมมือองค์
รูปแสดงกรุ๊ปแวร์สำหรับการติดต่อสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ การประชุม และงานที่ต้องการความร่วมมือด้วยเครื่องมือซอฟต์แวร์สำหรับความร่วมมือองค์กร
นอกจากนี้ กรุ๊ปแวร์ยังเป็นเครื่องมือในเก็บรวบรวม และบำรุงรักษาความรู้ ความเชี่ยวชาญขององค์กร เพื่อมาแบ่งปันกับทุกคน และทำให้เกิดการจัดการความรู้ซึ่งเป็นครื่องมือสำคัญของความร่วมมือภายในองค์กร โดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูปกรุ๊ปแวร์ (Groupware Packages) ในการจัดระเบียบ จัดการ และแบ่งปันแบบฟอร์มต่าง ๆ ของสารสนเทศเชิงธุรกิจที่สร้างโดยบุคคลหรือทีมในองค์กร โดยอาจเก็บสารสนเทศนี้ ไว้ในห้องสมุดเอกสาร ฐานข้อมูลสนทนา ศูนย์ความรู้ที่ได้รวบรวมไว้ และฐานข้อมูลเว็บไซท์สื่อหลายมิติ แบบฟอร์มของสารสนเทศที่จัดเก็บเหล่านั้น ช่วยสร้างฐานความรู้ (Knowledge Base) หรือ หน่วยความจำขององค์กร (Organizational Memory) เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปกรุ๊ปแวร์ Alta Vista ของบริษัท Digital Equipment ที่สร้างความรู้ที่ได้เก็บรวบรวมไว้บนเว็บไซท์อินทราเน็ต เพื่อแบ่งปันเอกสารและจัดระเบียบความรู้โครงการของทีม สมาชิกของทีมสามารถเก็บสารสนเทศที่ต้องการแบ่งปันในตู้เก็บแฟ้ม (Folder) เพื่อใช้งานร่วมกัน สำหรับสมาชิกที่ต่างทีมและในช่วงเวลาต่างกันได้นั่นเอง
